6 dingen die je beter niet in een zakelijke e-mail zegt

Iedereen zegt wel eens iets waar hij/zij later spijt van heeft: een kleine leugen, een kwetsend woord, een misverstand. Het kost moeite dit goed te maken als het gesproken is maar als het in een e-mail staat, is de schade moeilijker te herstellen. Een e-mail staat zwart op wit en kan eindeloos gedeeld worden. Slechte spelling en overhaaste conclusies zijn dingen die je beter niet in een zakelijke e-mail zet.

bad email

Informele taal

Zakelijke e-mails hou je zo netjes en formeel mogelijk. Bedenk altijd op voorhand welke positie de ontvanger inneemt? Is hij/zij een collega, een directe manager, een klant? Pas je taal aan!

Wat kan je beter vermijden?

* Informele groet. Hoi hoi en hallootjes zijn misschien leuk voor privé-mail, ze horen niet thuis in zakelijke mails.

* Nonchalance in spelling. Denk daarbij aan geen hoofdletters en geen leestekens.

* Sms-taal. Afkortingen die niet bedrijfsgerelateerd zijn, kan je beter niet gebruiken: thnx, wss, lol, w8cht

* Emoticons. Je zit niet op school en degene die je mailt, is (meestal) niet je beste vriend.

 Veel te lange tekst

De meeste professionals zijn door de dag druk bezig. E-mails van 800 woorden waar de vraag ergens in begraven zit, worden niet op prijs gesteld en soms zelfs ongelezen verwijderd. Hou je e-mail kort en wees duidelijk in wat je wil overbrengen.

Ruzie

Als je in de clinch ligt met een collega of een manager, of vermoedt dat de e-mailcorrespondentie met een klant dreigt uit de hand te lopen, ga dan offline. Het is makkelijker om via onpersoonlijke e-mail dingen te zeggen die je niet meer kan terug nemen, dan via telefoon of in een persoonlijk gesprek. Het laatste dat je nodig hebt, is miscommunicatie die volledig via e-mail geregistreerd wordt.

Negatieve uitlatingen en roddel

Geen mens kan het altijd met iedereen eens zijn. Op de werkvloer kan wrijving ontstaan. Een klant kan je tot het uiterste drijven. Negatieve uitlatingen zijn snel gedaan maar je kan ze beter ongeschreven laten.

Ontslag nemen

Een baan accepteren via e-mail is prima. Echter ontslag nemen via e-mail is dat niet. Het is bijzonder onprofessioneel en kan op termijn negatieve gevolgen hebben. Bijvoorbeeld als je op zoek bent naar een nieuwe baan en referenties nodig hebt.

Nederigheid

In een poging beleefd en meewerkend zijn, kunnen mensen te ver gaan. Overdreven nederigheid in een e-mail geeft de indruk dat je niet zeker bent van jezelf, dat je niet ervaren genoeg bent of de nodige kwaliteiten niet hebt. Maar zoals gezegd in punt 1 moet je beseffen wie je ontvanger is. Er is een groep mensen die milder gestemd worden en zich zelfs gevleid voelen door overdreven nederigheid en zo sneller antwoord geven op je e-mail.

De stem van je bedrijf

Je kan al deze tips tot op de letter volgen en toch problemen krijgen met je e-mailuitlatingen. Het allerbelangrijkste is de stem van je bedrijf leren kennen. Sommige bedrijven verbieden elke vorm van persoonlijke interne communicatie, hoe netjes geschreven deze ook is. Andere bedrijven plakken het label “werkt niet goed samen” op iemand die niet regelmatig via e-mail informeert naar de voortgang van een project of de gezondheid van een collega. Hoe een bedrijf met klanten omgaat, behoort ook tot de stem van het bedrijf. Neem dus de tijd de stem van je bedrijf te leren kennen.

Heb jij ervaringen met e-mails die een van bovenstaande regels schonden en daardoor ongewild problemen veroorzaakten? Zijn er nog andere regels die jij belangrijk vindt? Ik hoor het graag.

Bron: Monster

SchrijfSterA

Freelance (web)redacteur | Tekstschrijver at Tekstbureau Van Ginneken
Freelance (web)redacteur | Tekstschrijver | Researcher | Auteur | Uitgever | "Heerlijk kreng" | INTJ

-- CONTACT --
SchrijfSterA

Latest posts by SchrijfSterA (see all)

Delen? Graag!