Ook de beste tekstschrijvers kunnen vastlopen in iets waar we allemaal wel eens moeite mee hebben: emotie. Emotie is geen slecht iets maar in zakelijke correspondentie moet emotie met de correcte woorden worden verwoord. Correct betekent in deze zin: zo weinig mogelijk en indien nodig met zakelijke termen.
Lees ook eens: “6 dingen die je beter niet in een zakelijke e-mail zegt”
Daarnaast moet je altijd even stilstaan bij het feit dat je nooit weet wat er in de gedachten van de andere partij omgaat. Waarom stuurde iemand een bepaalde e-mail of brief? Waarom stelt de ander deze rare eisen? Kan er aan de andere kant sprake zijn van een misverstand? Wat een belediging is in jouw ogen, kan een onbedoelde vergeetachtigheid zijn van de andere partij.
Jij bent niet open en eerlijk
Ik kreeg een e-mail van een collega tekstschrijver. Ik noem haar hier Suus. Suus vroeg of ik even wilde kijken naar een mailtje dat ze een veeleisende klant wilde sturen. Suus schreef: “Ik ben meestal zachtaardig, maar deze dame gaat zo ver voorbij mijn grenzen, dat ik heb besloten duidelijk te maken dat ik op deze manier geen zaken wens te doen.” Ik kreeg meteen de mail erbij die Suus naar de klant wilde sturen.
Beste Debby,
Natuurlijk kun je voor redactiewerk bij me terecht, maar ik redigeer in de regel alleen rechtstreeks voor een opdrachtgever (in dit geval jouw baas, dus). In de regel communiceer ik uitgebreid met de betreffende klant, zodat er uiteindelijk exact op papier komt wat hij wenst. Stel nu, dat ik in jouw stukjes verbeteringen aanbreng, waar jouw baas bepaald niet gelukkig mee is. Je kunt je denk ik voorstellen dat dit niet goed is voor mijn reputatie.
En daar komt nog iets bij, wat me echt niet lekker zit. Iedereen die zich opgeeft voor de cursus columns schrijven doet dit om uiteindelijk goede columns te kunnen schrijven. Ik krijg de indruk dat jij je niet om die reden hebt opgegeven. Ik houd erg van openheid en eerlijkheid, Ans. Had je bij me aangeklopt en gevraagd of ik je wilde helpen bij het schrijven van stukjes voor jouw werkgever, dan had ik kunnen besluiten of ik je al dan niet een offerte voor die werkzaamheden zou sturen. Het redigeren van (semi)zakelijke teksten vereist nu eenmaal meer en een ander soort energie dan het feedback geven op een tweetal columns. Nu heb je de cursus betaald en vraag je me hoeveel stukjes ik voor je na kan kijken. Mijn antwoord moet dan helaas ook zijn: geen enkel stukje.
Het door jou gestorte cursusgeld zal ik in de loop van de week terugstorten.
Suus was duidelijk emotioneel geraakt door een korte vraag van een klant. In haar eerste -niet verzonden!- respons zit belediging, beschuldiging en verontwaardiging verweven. Dit zijn dingen die je in zakelijke e-mails je niet kan veroorloven. Een klant is meestal niet je beste vriend!
Aandachtspunten
Het eerste aandachtspunt waar ik Suus op wees, was het “ik redigeer in de regel alleen rechtstreeks voor een opdrachtgever.” Hiermee impliceerde Suus dat deze dame ‘maar’ een secretaresse was en dus geen opdrachtgever kon zijn. Hetgeen aardig beledigend kan overkomen.
Het tweede aandachtspunt was “Ik krijg de indruk dat jij je niet om die reden hebt opgegeven.” Verontwaardiging gevolgd door beschuldiging: “Ik houd erg van openheid en eerlijkheid”. De reden dat een cursist een cursus volgt, is voor een leraar meestal niet van belang. Loslaten is een integraal onderdeel van les geven. Je kan alleen maar kennis doorgeven, niet bepalen wat een ander met die kennis wel of niet mag/moet doen.
E-mail herschreven
Uiteindelijk heb ik de e-mail herschreven, met behoud van de essentie en de eigenheid van Suus maar zonder de sterke emotie.
Beste Debby,
Binnen het kader van de cursus “Columns schrijven” die je bij mij gevolgd hebt, moet ik je helaas teleurstellen. Volgens de voorwaarden van de cursus help ik je uitgebreid met het schrijven en verbeteren van twee columns. Dit is gebeurd en ik wens je veel succes met verdere schrijfwerkzaamheden.
Als ik het goed begrepen heb, wil je graag dat ik redigeerwerk voor je verricht. Dat kan ik uiteraard doen. Echter dan moet op voorhand wel duidelijk zijn wie mijn opdrachtgever is en wie de eindverantwoordelijkheid draagt. Het redigeren van (semi)zakelijke teksten vereist nu eenmaal meer en een ander soort energie dan het feedback geven op een tweetal persoonlijke columns.
Ik hoor graag of ik een offerte voor je mag opmaken wat betreft het redigeren van jouw verdere schrijfwerk.
Mijn advies aan Suus was om aan de eerste paragraaf nog een persoonlijk compliment toe te voegen over de columns van de betreffende dame. Een negatief samen met een positief komt makkelijker aan dan alleen maar een negatief
Lees ook eens: “De psychologie van taal: verleiden met woorden“
Het eindresultaat
Eindelijk heeft Suus de mail gestuurd zoals je hem hierboven ziet staan. De klant gaf aan zich niet bewust te zijn geweest van de voorwaarden. Ze was absoluut tevreden met de cursus maar koos er toen voor geen offerte aan te vragen. Ze bedankte Suus hartelijk voor haar hulp en mocht ze in de toekomst toch budget krijgen om hulp in te roepen, zou ze zeker aan Suus denken.